Сертификати и лицензи на фирмения сайт: как да ги покажете проверимо

Сертификатът по ISO, лицензът от държавен орган или вписването в професионален регистър често стоят в долния край на фирмения сайт като малки лога, които никой не обновява. А точно тях търси новият клиент или партньор, когато преценява дали да ви се довери. Представени ясно и проверимо, те отговарят на въпроса „законно ли работят тези хора“ още преди първия разговор. Представени небрежно, могат да събудят точно обратното съмнение.

Защо клиентите търсят доказателства на сайта

Клиентът, който не ви познава, поема риск. При ремонт на жилище, счетоводно обслужване, охрана на обект или доставка за друга фирма (т.нар. B2B продажба, от бизнес към бизнес) грешният избор излиза скъпо. Той не може да знае дали зад добре изглеждащия сайт стои екип с нужните права и опит. Документите за правоспособност са един от малкото бързи начини да разбере.

Лицензът, вписването в регистър и сертификатът имат нещо общо: някой друг, а не самата фирма, е проверил дейността ѝ по определени правила. Това може да е държавен орган, браншова камара или независим сертифициращ орган. Изречението „работим качествено“ може да напише всеки. Номер на лиценз, който клиентът въвежда в публичен регистър и вижда там името на вашата фирма, е доказателство, което работи и без вас.

Кои документи си струва да покажете

Не е нужно да качвате всеки документ, който фирмата някога е получавала. Изберете тези, които тежат за вашите клиенти и пряко засягат услугата, която им продавате. В България най-често става дума за четири групи.

• Лицензи и разрешения, без които дейността е незаконна. Например лицензът за обществен превоз на пътници или товари (издава го Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“), лицензът за частна охранителна дейност (МВР, Главна дирекция „Национална полиция“), разрешението за дейности по третиране на отпадъци (издава го директорът на съответната РИОСВ, регионалната инспекция по околната среда и водите) и удостоверението за регистрация на туроператор или туристически агент (Министерството на туризма).
• Вписване в професионален регистър. Строителите, които изпълняват строежи от първа до пета категория, подлежат на вписване в Централния професионален регистър на строителя (ЦПРС), който води Камарата на строителите в България. В проектирането архитектите и инженерите с проектантска правоспособност се вписват в регистрите на Камарата на архитектите в България и на Камарата на инженерите в инвестиционното проектиране.
• Сертификати по международни стандарти ISO. Най-разпространени са ISO 9001 за управление на качеството, ISO 14001 за околната среда и ISO/IEC 27001 за информационната сигурност. Те тежат при работа с големи фирми и в обществените поръчки: Законът за обществените поръчки позволява на възложителя да поиска сертификат за система за управление на качеството или за опазване на околната среда.
• Членства в браншови организации. Членството в регионална търговско-промишлена палата или в браншов съюз показва, че фирмата е част от професионалната общност в своя отрасъл. То обикновено е доброволно и не е разрешение за дейност, затова му отделете по-малко място от лицензите.

Правилото за проверимост: номер, срок, обхват и връзка

Най-честата грешка е малко, размазано лого без нито дума обяснение. За опитен купувач или юрист то не значи нищо, защото лого може да копира и качи всеки. За да работи във ваша полза, до знака трябва да има данни, които позволяват проверка за минута.

Изпишете ги като текст, а не само върху сканираното изображение: точното име на документа, номера му, кой го е издал, до кога важи и за какви дейности се отнася. Обхватът е особено важен при ISO: сертификатът може да покрива цялата фирма или само определен офис, площадка или дейност. Ако клиентът поръчва точно дейност, която не е включена, по-добре да го научи от вас, отколкото при собствената си проверка.

Ето как могат да изглеждат два такива реда на сайта (в квадратните скоби са вашите данни):

• Лиценз за частна охранителна дейност № [номер], издаден от МВР - ГД „Национална полиция“, безсрочен. Проверка: списъкът на валидните лицензи на сайта на МВР.
• Сертифицирани по ISO 9001 от [сертифициращ орган], сертификат № [номер], валиден до [дата], обхват: [дейност]. Проверка: базата IAF CertSearch.

Най-силното доказателство е връзката към публичния регистър на органа, който е издал документа. ЦПРС се публикува на сайта на Камарата на строителите, МВР поддържа публичен списък на валидните лицензи за охранителна дейност, а Министерството на туризма - Националния туристически регистър със свободен достъп. Сертификатите по ISO от акредитирани органи (органи, които на свой ред са проверени от национален орган по акредитация) могат да се проверят в IAF CertSearch, базата на Международния форум по акредитация, по име на фирмата или номер на сертификата, както и при самия сертифициращ орган. Когато регистърът не позволява пряка връзка към вашия запис, дайте връзка към търсачката му и до нея номера, който посетителят да въведе.

Логото на ISO не е знак за вашия сертификат

Тук е лесно да се сгреши. ISO е международната организация, която пише стандартите, но сама не сертифицира фирми - това правят независими сертифициращи органи. В помощния си център ISO изрично казва, че сертифицираните организации не бива да ползват логото на ISO, за да покажат сертификата си, а логото на сертифициращия орган, който ги е проверил. Препоръчва и да изпишете конкретния стандарт, например „сертифицирани по ISO 9001“.

Ако използвате знака на сертифициращия орган, попитайте го за правилата му за ползване и ги спазете и на сайта. Знакът е негов, не ваш, и неправилната му употреба подкопава точно доверието, което искате да покажете.

Изтекъл документ на сайта вреди повече от липсващ

Документите имат различен живот. На сертификата по ISO е изписан срок на валидност, а актуалното му състояние се проверява при органа, който го е издал. Лицензите за обществен превоз също имат срок, който се продължава в „Автомобилна администрация“. Други документи са безсрочни, като лиценза за частна охранителна дейност и регистрацията на туроператор. Безсрочен обаче не значи вечен: лицензът може да бъде отнет, а при заличаване от ЦПРС удостоверението за вписване се обезсилва.

Когато клиент види на сайта ви сканиран сертификат, изтекъл преди година, той стига до един от два извода. Или фирмата е загубила правото си на този документ, или сайтът е изоставен и никой не следи подробностите. И двата могат да ви струват поръчката.

Има и правна страна. Когато продавате на крайни клиенти, Законът за защита на потребителите (чл. 68ж) изрично посочва като заблуждаващи търговски практики показването на удостоверение или знак за качество без нужното разрешение, както и твърдението, че търговецът има разрешение или лиценз, когато това не е вярно. Документ, който вече не важи, но стои на сайта като действащ, може да попадне точно там.

Затова въведете просто вътрешно правило: при всяко подновяване на лиценз или сертификат и след всяка проверка от сертифициращия орган първата задача е да се обнови и сайтът. Запишете датите на изтичане в календара с напомняне поне месец по-рано.

Къде и как да ги подредите на сайта

Много собственици се притесняват, че документите ще направят сайта бавен и претрупан, особено на телефон. Това наистина става, когато се качат десетки сканирани страници като тежки изображения. Решението е подредба на нива: кратко на началната страница, подробно на отделна страница и точно на място при услугите.

На началната страница стига един ред с малки, ясни лога на най-важните документи и членства, с кратък надпис под всяко. Те работят като бърз сигнал за доверие и водят към страницата с подробностите.

Отделна страница за сертификати и лицензи

Ако дейността ви е силно регулирана, отделете на документите самостоятелна страница, до която се стига от главното меню. Сложете връзка към нея и от страницата „За нас“, защото там клиентите така или иначе търсят кои сте и защо да ви вярват. Как да подредите самата нея, разказахме в статията как страницата „За нас“ печели доверието на клиентите. На страницата с документите за всеки от тях посочете:

• Пълното наименование на документа или стандарта.
• Номера му и органа, който го е издал.
• Срока на валидност и обхвата на дейностите.
• Текстова връзка за проверка в съответния публичен регистър.
• Копие за преглед или сваляне като PDF файл, на български и при нужда на английски.

Такава страница пести време на юристите, на специалистите по обществени поръчки и на служителите в големите фирми, които подготвят оферти и трябва бързо да потвърдят, че отговаряте на условията. Вместо да ви пишат за копия, те намират всичко на едно място.

Документът до услугата, за която се отнася

Другият силен ход е документът да стои там, където клиентът взема решение. Ако туристическа агенция продава екскурзии, номерът на удостоверението ѝ за регистрация е най-полезен на страницата с екскурзиите, близо до бутона за запитване. Ако строителна фирма предлага и ремонти, и ново строителство, вписването ѝ в ЦПРС с категориите строежи, за които е вписана, стои най-добре на страницата за строителството. Така връзката между правото ви да работите и конкретната нужда на клиента е пряка.

Когато изграждаме фирмен сайт, предвиждаме място за документите още при подреждането на страниците: блок на началната страница, отделна страница и място при всяка услуга. Щом получите нов документ, данните се сменят от мобилния админ панел, без да чакате програмист.

Бърза проверка на вашия сайт

Отделете десет минути и отворете сайта си от телефона и от компютъра. Минете през тези въпроси:

1. Четат ли се номерата и сроковете като текст, или са само в сканираните изображения?
2. Има ли показан документ, чийто срок вече е изтекъл?
3. Водят ли връзките към регистрите до работеща страница, или до грешка?
4. Стои ли някъде логото на ISO вместо логото на сертифициращия орган?
5. Леки ли са файловете, или сканираните документи бавят зареждането на страницата?

Ако откриете пропуск, оправете го веднага. Ясните и проверими данни за правото ви да работите са евтин начин да покажете на сериозните клиенти, че могат да ви се доверят.

Темифирмен сайтдоверие на клиентитеISO сертификатилицензи и регистри