Имейлите ви попадат в спам: SPF, DKIM и DMARC на прост език

Пращате оферта, клиентът мълчи, а седмица по-късно я намира в папката за спам. Най-често причината не е в текста, а в три записа в настройките на домейна ви: SPF, DKIM и DMARC. Ето какво е всеки от тях с прости думи, какво изискват Gmail, Yahoo и Microsoft от 2024 г. насам и как да проверите своя домейн за пет минути.

Защо пощата подозира писмата ви

Имейлът е измислен във времена, когато никой не е проверявал кой изпраща. И днес всеки може да напише в полето „От“ адреса office@vashafirma.bg и да прати писмо. Така работят и измамите с „новата банкова сметка“: писмо уж от вас отива при клиента ви с молба плащането да е по друга сметка.

Затова пощенските услуги вече не вярват на думата на подателя. Те проверяват дали писмото наистина идва от сървър, на който домейнът ви е разрешил да праща, и дали не е променяно по пътя. Ако проверката не мине или няма какво да се провери, писмото отива в спам или изобщо не се доставя.

Представете си строителна фирма, която праща оферта за ремонт на покрив. Офертата е добра, цената е разумна, но писмото е в спама на клиента. Той решава, че фирмата не е отговорила, и се обажда на следващата. Никой от двамата не разбира какво се е случило.

В статията за фирмения имейл на собствен домейн обяснихме защо адресът на ваш домейн вдъхва повече доверие от безплатната поща. Тази статия е следващата стъпка: как домейнът доказва, че писмата наистина са ваши.

SPF, DKIM и DMARC с прости думи

Представете си, че фирмата ви подпечатва писмата си. Трите записа отговарят на три въпроса за този печат.

• SPF е списъкът на тези, които имат право да ползват печата. В него домейнът казва: от мое име могат да пращат пощенският ми доставчик, сайтът ми и услугата за бюлетини. Всички останали - не.
• DKIM е подписът върху всяко писмо. Сървърът, който изпраща, слага невидим електронен подпис, а получателят проверява дали подписът е истински и дали писмото не е променяно по пътя.
• DMARC е вашето указание към получателя какво да прави с писмо, което твърди, че е от вас, но не минава проверките: да го приеме, да го сложи в спам или да го откаже. В него можете да поискате и отчети кой праща писма от ваше име.

Една подробност обяснява повечето загадки. За да мине DMARC, не стига SPF или DKIM просто да минат. Домейнът, който е минал проверката, трябва да съвпада с домейна в полето „От“. Ако услугата ви за бюлетини подписва писмата със своя домейн вместо с вашия, подписът е валиден, но не е ваш, и DMARC не минава.

Какво изискват Gmail, Yahoo и Microsoft

От 1 февруари 2024 г. Gmail има писмени изисквания към всички, които пращат до лични адреси в Gmail. Всеки подател трябва да има поне SPF или DKIM. Сървърът, от който се праща, трябва да е правилно описан в DNS, връзката трябва да е шифрована, а писмата не бива да се отбелязват като спам твърде често. Google дава и границата: под 0,3% по данните в своя инструмент Postmaster Tools.

За тези, които пращат около 5000 или повече писма на ден до адреси в Gmail, изискванията са повече: и SPF, и DKIM, и DMARC, съвпадение на домейна в полето „От“, а при рекламните писма - отписване с едно натискане. Google уточнява и нещо, което малко хора знаят: веднъж минал този праг, подателят остава в групата на големите завинаги. От ноември 2025 г. Gmail затяга прилагането, а писмата, които не отговарят, могат да бъдат временно или окончателно отказани.

Yahoo въведе подобни правила по същото време, през 2024 г., но не посочва точен праг за големите податели. Microsoft последва от май 2025 г.: който праща 5000 или повече писма към Outlook.com, Hotmail и Live, трябва да има SPF, DKIM и DMARC, а писмата, които не отговарят, се отказват с грешка 550 5.7.515.

Ако фирмата ви праща по трийсетина писма на ден, не сте голям подател. Но минимумът важи за всички. А онлайн магазин, който веднъж месечно праща бюлетин до 8000 клиенти, повечето с адреси в Gmail, може да мине прага в един-единствен ден и да остане с по-строгите изисквания завинаги.

Тези правила не са закон, а условия на пощенските услуги. Никой не ви глобява за тях. Писмата ви просто не стигат, а вие не получавате никакво известие за това.

Кой още праща писма от ваше име

Най-честата грешка не е, че записите липсват, а че покриват само обикновената поща на служителите. Писма от името на домейна ви вероятно пращат още:

• формата за контакт или за запитване в сайта;
• онлайн магазинът - потвърждения на поръчки и известия за доставка;
• програмата за фактури, ако праща фактурите по имейл;
• услугата за бюлетини;
• системата за резервации на къщата за гости, салона или ресторанта.

Всеки от тях трябва или да е включен в SPF записа, или да подписва писмата си с DKIM за вашия домейн. Иначе се получава странна картина: писмата на служителите стигат, а фактурите и потвържденията на поръчки отиват в спам. Клиентът мисли, че не сте ги изпратили, и звъни ядосан.

Пример: салон за красота ползва система за онлайн записване, която праща напомняния за часа от адреса на салона. Ако системата не е включена в SPF и не подписва с DKIM за домейна на салона, напомнянията отиват в спам, а клиентките пропускат часовете си.

Специален случай е формата в сайта. Понякога тя е настроена да праща писмото от адреса на посетителя, например ivan@gmail.com, но през вашия сървър. За Gmail това изглежда точно като фалшификация. Правилното е писмото да идва от ваш адрес, а адресът на посетителя да стои в полето за отговор. Тогава натискате „Отговор“ и пишете направо на човека.

SPF има и два капана, които се чупят тихо. Първият: домейнът трябва да има само един SPF запис. Ако някой добави втори за новата услуга, вместо да допише стария, проверката дава грешка за всички писма. Вторият: един SPF запис може да предизвика най-много 10 справки в DNS. Всяка добавена услуга изразходва поне една, а някои - по няколко. Петата или шестата услуга може да мине границата, без никой да забележи, и тогава SPF спира да минава за всички писма.

Как да проверите за пет минути

1. Пратете писмо от фирмения си адрес до лична поща в Gmail.
2. Отворете го в Gmail на компютър, натиснете трите точки до бутона за отговор и изберете „Показване на оригинала“.
3. Най-горе има три реда: SPF, DKIM и DMARC. До всеки пише PASS (минава) или FAIL (не минава). Трябва да видите три пъти PASS.
4. Повторете същото с писмо от формата в сайта, с потвърждение на поръчка, с фактура и с бюлетин. Всеки от тях е отделен подател и може да има отделен проблем.
5. Ако някъде пише FAIL или DMARC липсва, направете снимка на екрана и я пратете на човека, който управлява домейна ви. От нея се вижда кой подател и коя проверка не минава.

Безплатни инструменти като MXToolbox показват и самите записи на домейна: дали има точно един SPF запис и дали има DMARC. Резултатът от „Показване на оригинала“ обаче е по-ценен, защото показва какво реално е видял получателят.

DMARC стъпка по стъпка, без да изгубите писма

DMARC има три степени. Първата, none, само наблюдава: писмата се доставят както досега, а вие получавате отчети кой праща от ваше име. Втората, quarantine, праща неминалите писма в спам. Третата, reject, ги отказва.

Най-простият запис изглежда така: v=DMARC1; p=none. Към него се добавя адрес, на който да идват отчетите. Те пристигат като файлове за машини, не за хора, затова обикновено се четат през услуга, която ги превръща в таблица. Има и безплатни. Отчетите имат и още една полза: в тях личи, ако някой вече праща писма от ваше име от чужди сървъри.

Правилният ред е бавен. Започвате с none и гледате отчетите няколко седмици. Откривате подателите, за които сте забравили: старата програма за фактури, формата в сайта, системата за резервации. Поправяте ги. Чак тогава минавате на quarantine, а по-късно на reject. Така онзи, който се представя за вас, не стига до клиентите ви, а вашите писма продължават да стигат.

Какво става, ако не направите нищо: част от писмата ви ще продължи да отива в спам, без да знаете кои. А домейнът ви остава отворен за всеки, който иска да прати фалшива фактура от ваше име. Подреждането на трите записа е еднократна работа, а после се поглежда при всяка нова услуга, която праща писма. Пощата и сайтът живеят на един и същ домейн, затова настройката на пощата е част от дигиталната сигурност на сайта.

ТемиимейлспамSPFDMARCсигурност